ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΜΗΤΡΩΩΝ ΣΤΗΝ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ

Το Πλαίσιο

Η δημόσια διοίκηση διαθέτει πολλαπλές, ετερογενείς τεχνικά και σημασιολογικά βάσεις δεδομένων & συλλογές δεδομένων (ΣΔ) σε διαφορετικούς τύπους. Οι σημαντικότερες από αυτές είναι τα μητρώα, δηλαδή οι ΣΔ που προσδιορίσουν με μοναδικό τρόπο φυσικά & νομικά πρόσωπα, ακίνητα και γενικότερα μονάδες οικονομικής/εμπορικής δραστηριότητας. Οι ΣΔ αυτές τηρούνται στους αρμοδίους φορείς και υπάρχει πολύ τακτικά η ανάγκη επικοινωνίας μεταξύ τους για την άντλησης πιο συνθετών πληροφοριών(πχ. Ονοματεπώνυμα και διευθύνσεις ιδιοκτήτων ενός ακίνητου, οι καταναλώσεις ρεύματος και ύδρευσης που αντιστοιχούν σε ένα ακίνητο κλπ).

Η τήρηση των μοναδικών αναγνωριστικών είναι αναγκαία ώστε η πληροφορία από διαφορετικές ΒΔ να μπορεί να συνδυαστεί και να αναλυθεί (π.χ. διασταυρώσεις της ΓΓΠΣ).

Τρέχουσα κατάσταση

Η διαρκής τήρηση και επικαιροποίηση αυτών των ΒΔ είναι απαραίτητη για την ορθή λειτουργία κάθε άλλου πληροφοριακού συστήματος της δημόσιας διοίκησης, για τη λειτουργία του κράτους, την εξυπηρέτηση των πολιτών, το σχεδιασμό, υλοποίηση και παρακολούθηση πολιτικής.

Τα προβλήματα της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης εντοπίζονται (α) στην ύπαρξη πολλαπλών, επικαλυπτόμενων ΒΔ που συντηρούνται από διαφορετικούς φορείς και με διαφορετικά χαρακτηριστικά επικαιροποίησης, (β) στη μικρή συντακτική και σημασιολογική διαλειτουργικότητά τους, (γ) στην ιδιοκτησιακή αντίληψη διαχείρισης και διαμοιρασμού των ΒΔ, (δ) στην τήρηση βασικής πληροφορίας σε αναλογική μορφή.

Προτάσεις επιχειρησιακού χαρακτήρα

Για το άμεσο μέλλον είναι αναγκαία η εξασφάλιση (α) της διάθεσης προς κοινή χρήση των βασικών ΒΔ της δημόσιας διοίκησης και (β) της σημασιολογικής/τεχνικής τους διαλειτουργικότητας. Για το λόγο αυτό, κατά περίπτωση απαιτούνται: (α) προγραμματικές συμφωνίες/MoU/θεσμικές παρεμβάσεις για την επίλυση τυχόν θεσμικών κωλυμάτων που εμποδίζουν την κοινοχρησία, (β) ανάπτυξη απλών διαδικτυακών υπηρεσιών (APIs) για το διαμοιρασμό δεδομένων μεταξύ δημοσίων αρχών, (γ) συγκέντρωση της βασικής πληροφορίας σε ένα φορέα (ΓΓΠΣ) για παραγωγική αξιοποίηση, εντοπισμό προβλημάτων και σχεδιασμό βημάτων καθαρισμού/βελτίωσης.

Σε μεσοπρόθεσμο επίπεδο προτείνονται: (α) η θεσμική υποχρέωση τήρησης και διαμοιρασμού κάθε μητρώου αποκλειστικά από ένα δημόσιο φορέα (owner - δημιουργία πληροφορίας σε ένα σημείο: στην πηγή), (β) ο σχεδιασμός και ανάπτυξη ενός διαύλου διαδικτυακών υπηρεσιών(service bus) μεταξύ δημοσίων αρχών για το διαμοιρασμό των μητρώων σε πραγματικό χρόνο μέσω ανοικτών προτύπων και κοινών λεξικών, (γ) ο σταδιακός καθαρισμός των μητρώων και ΒΔ της Δημόσιας Διοίκησης με τις αρχές της Απογραφής, (δ) η σύνδεση της επικαιροποίησης των ΒΔ με παροχές/επιχορηγήσεις του κράτους σε φυσικά/νομικά πρόσωπα, (ε) η ελεύθερη διάθεση και δημοσίευση των ΒΔ ως μέσο για την de facto σταδιακή εναρμόνιση τους.

Οι σημαντικότερες σε λειτουργία βάσεις δεδομένων:

•     ΓΓΠΣ     (ΑΦΜ, περιουσία φυσικών/νομικών προσώπων)
•     Υπ. Εσωτερικών (Εθνικό Δημοτολόγιο, Εθνικό Ληξιαρχείο)
•     Υπ. Περιφερειακής Ανάπτυξης/Επιμελητήρια (ΓΕΜΗ)
•     Υπ. Διοικητικής Μεταρρύθμισης (Μητρώο δημοσίων υπαλλήλων)
•     Κτηματολόγιο     Α.Ε. (ακίνητα)
•     Αστυνομία (ΑΔΤ, Διαβατήρια)
•     Υπ. Υποδομών (άδειες κυκλοφορίας, διπλώματα οδήγησης)
•     Υπ. Εργασίας/Υγείας (ΑΜΚΑ - ΕΜΑΕΣ)

Ποιότητα των Μητρώων Δεδομένων και προτεινόμενες δράσεις
Εσφαλμένα δεδομένα – με λανθασμένες είτε μη επικαιροποιημένες πληροφορίες - μπορούν να προέρχονται από διάφορες διαδικασίες - από την διαδικασία αρχικής εισαγωγής δεδομένων, ή μετανάστευσης (data migration) έργα (conversion) μετατροπής για λογούς τεχνολογικούς είτε υπηρεσιακούς.

Η έννοια της ποιότητας των δεδομένων και η σημασία της στην άρτια λειτουργία ενός συνόλου επικοινωνούντων συλλογών δεδομένων: Ως ποιότητα των δεδομένων μιας συλλογής νοείται η εξασφάλιση της ορθότητας και της μοναδικότητας των δεδομένων που υπάρχουν σε αυτή με βάση ένα σύνολο κανόνων που θα θεσπιστούν από τους κατάλληλους οργανισμούς.

Τα προτεινόμενα σταδία εξασφάλισης της ποιότητας δεδομένων:
• τυποποίηση των δεδομένων – με υιοθέτηση ενός συνόλου κανόνων που θα διασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι σύμφωνα με τους κανόνες ποιότητας που θα θεσπιστούν σε εθνικό επίπεδο
• Γεωκωδικοποίηση – είναι σημαντικό να υπάρχει ορθή τοποθέτηση των σχετικών οντοτήτων (όπως ακίνητα, διευθύνσεις, κλπ) στον χώρο.
• Ταυτοποίηση/ Σύνδεση μητρώων – η διαδικασία για την σύγκριση συγκρίνουν τα δεδομένα, έτσι ώστε παρόμοια, αλλά ελαφρώς διαφορετικές εγγραφές μπορούν να ευθυγραμμιστούν. Για παράδειγμα θα πρέπει να μπορεί αν γίνει αντιστοίχιση μεταξύ προσώπων από το γεγονός ότι δηλώνουν την ίδια διεύθυνση ως κατοικία έτσι ώστε να μπορεί να χτιστή μια συλλογή δεδομένων που θα ολοκληρώνει διαφορετικές πήγες. .
• Παρακολούθηση - την παρακολούθηση της ποιότητας των δεδομένων την πάροδο του χρόνου και την υποβολή εκθέσεων διαφορές στην ποιότητα των δεδομένων. Η διάθρωση μπορεί να γίνεται και με αυτοματοποιημένες διαδικασίες στη βάση κάποιων κανόνων ορθότητας που θα υιοθετηθούν,

Προτεινόμενες ενέργειες:

• Η θέσπιση κανόνων ορθότητας στην διαδικασία εισαγωγής των δεδομένων. Η σημαντικότερη προδιαγραφή εκεί θα είναι η επιλογή από λίστες υπαρχόντων τιμών σε πεδία των οποίων οι τιμές προϋπάρχουν αποθηκευμένες σε άλλο μητρώο (πχ. Στοιχεία  φορολογουμένου με βάση το ΑΦΜ).    
• Η δημιουργία και συντήρηση λεξικών για κρίσιμες και συχνά χρησιμοποιούμενες     πληροφορίες όπως λεξικό οδών/διευθύνσεων και ονομάτων/επιθέτων.        
• Η υιοθέτηση ενός μοναδικού κωδικού ταυτοποίησης πολιτών και στοιχείων(πχ.ΑΜΚΑ, καθώς αυτό αποδίδεται πολύ ενωρίς στην ζωή του πολίτη και την ακόλουθη στο υπόλοιπο του βίου του). Έτσι θα εξασφαλιστεί η επικοινωνία και ταυτοποίηση μεταξύ των μητρώων     που διατηρούν διαφορετικοί οργανισμοί του κράτους.    
• Η δημιουργία μεθόδων και αλγορίθμων εξόρυξης γνώσης από τα μητρώα δεδομένων     για λογούς επιχειρησιακούς (πχ. Την δημιουργία οικογενειακών δένδρων από το αρχείο ΑΜΚΑ κι Δημοτολόγιο για την εκτίμηση οικογενειακού εισοδήματος)    

Προσδοκώμενα οφέλη  
Η τήρηση και συντήρηση των προαναφερθέντων μητρώων θα έχει τις εξής συνέπειες στην λειτουργία της δημόσιας διοίκησης και του κράτους: 

1. Εξασφάλιση δυνατότητας έγκυρης ταυτοποίησης μεταξύ των μητρώων διαφορετικών     οργανισμών.  
2. Εξασφάλιση διαλειτουργικότητας για την διασταύρωση/ανταλλαγή/ενοποίηση στοιχείων.
3. Εξασφάλιση της ποιότητας βασικών χαρακτηριστικών ων δεδομένων – έτσι ώστε η δημόσια διοίκηση να μπορεί να πάρει σωστές και έγκαιρες αποφάσεις.