ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Σύμφωνα με τη σύγχρονη αντίληψη για το ρόλο του κράτους, ως βασικού παρόχου υποδομών, υπηρεσιών και χρήστη ΤΠΕ, η Πολιτεία οφείλει να παίξει ηγετικό ρόλο για τη διασφάλιση και τη μεγιστοποίηση των δυνητικών ωφελειών από την υιοθέτηση και τη χρήση ΤΠΕ για και από όλους τους πολίτες, την οικονομία και την κοινωνία.

Η Πολιτική Ηγεσία των Υπουργείων στο πλαίσιο της καθημερινής ανάληψης δεκάδων σημαντικών υποθέσεων, οι οποίες απαιτούν τη συλλογή και επεξεργασία μεγάλου όγκου πληροφορίας για τη λήψη αποφάσεων, θα πρέπει να έχει στη διάθεσή της τα κατάλληλα εργαλεία πληροφορικής για την αποτελεσματικότερη διαχείριση της διαθέσιμης πληροφορίας.

Για το λόγο αυτό απαιτείται η ύπαρξη ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) της Κυβέρνησης, το οποίο θα πρέπει να υποστηρίζει λειτουργίες:

1. Συνεργατικού περιβάλλοντος επικοινωνίας για την οργάνωση των γραφείων, το οποίο θα παρέχει υπηρεσίες όπως:
   • Δημιουργία, διαχείριση, αποθήκευση εγγράφων, πινάκων, παρουσιάσεων, ανακοινώσεων. Διαμόρφωση σε συνεργασία με υπηρεσιακούς παράγοντες κειμένων πολιτικής όπως Νομοσχέδια, Υπ. αποφάσεις, Εισηγήσεις (ιστορικό εκδόσεων, δικαιώματα πρόσβασης).
   • Ημερολόγιο, προσβάσιμο από όλο το στελεχιακό δυναμικό (Γραμματεία, Δ/ντής Γραφείου) για την καταγραφή και ενημέρωση όλων των συναντήσεων.
   • Καταγραφή και διαχείριση αιτημάτων για ραντεβού.
   • Δημιουργία και συντήρηση ηλεκτρονικών καταλόγων με τηλέφωνα, email, διευθύνσεις, ομάδες επαφών (λίστες), με δυνατότητα συγχρονισμού τους με κινητό τηλέφωνο και μαζικές αποστολές sms, ηλεκτρονικών μηνυμάτων, προσκλήσεων, εγγράφων.
   • Βιντεοδιάσκεψη για επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο με δυνατότητα διαμοιρασμού κειμένων.
   • Δημιουργία και διαχείριση Εσωτερικού τηλεφωνικού καταλόγου.
2. Καταχώρηση με μοναδικό κωδικό (αρ. καταχώρησης ή πρωτοκόλλου), κατηγοριοποίηση, χρέωση, διακίνηση και παρακολούθηση εισερχομένων με οποιοδήποτε τρόπο (κατάθεση εγγράφου, fax, τηλεφωνική κλήση, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, sms) αιτημάτων/θεμάτων από πολίτες ή άλλους υπηρεσιακούς παράγοντες.
3. Αποδελτίωση θεμάτων ενδιαφέροντος κάθε φορέα από έντυπα και ηλεκτρονικά μέσα (εφημερίδες – ραδιόφωνο - τηλεόραση - Ιντερνετ κλπ).
4. Υποστήριξη της δημόσιας διαβούλευσης σχεδίων νόμων, προδιαγραφών υπηρεσιών και εξοπλισμού, κυβερνητικών προτάσεων κ.ά.
5. Δημοσιοποίηση αποφάσεων και περιεχομένου (web sites, cms) στο πλαίσιο της πολιτικής διαφάνειας.
6. Δημοσιοποίηση προσκλήσεων για πλήρωση θέσεων του υπουργείου και των εποπτευόμενων φορέων του και διαχείριση των αιτήσεων των ενδιαφερομένων.
7. Παρακολούθηση υλοποίησης και καταγραφής παρεμβάσεων των έργων που υλοποιούνται στον τομέα ευθύνης κάθε Υπουργείου.
8. Παρακολούθηση του προϋπολογισμού και των χρηματοδοτούμενων έργων κάθε υπουργείου και των εποπτευόμενων φορέων του
9. Ελεγχόμενη πρόσβαση σε ήδη υπάρχουσα πληροφορία όπως Μητρώα που έχουν δημιουργηθεί (Μητρώο Υπαλλήλων, Μητρώο Φορέων, κλπ) για την ανάκτηση πληροφορίας που τους αφορά.

Tο ΠΣ της Κυβέρνησης θα πρέπει να παρέχει διαβαθμισμένα επίπεδα πρόσβασης και παρουσίασης της διαθέσιμης πληροφορίας, ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες διαφορετικών ομάδων χρηστών και να διασφαλίζεται η προστασία των προσωπικών δεδομένων των πολιτών.

Επιπλέον, θα πρέπει να λειτουργεί σε ένα πλαίσιο διαλειτουργικότητας που θα επιτρέπει την ανταλλαγή πληροφορίας με άλλα ΠΣ διαφορετικών φορέων του ευρύτερου δημόσιου τομέα.

Σήμερα δεν υπάρχει ενιαίος και ολοκληρωμένος τρόπος οργάνωσης των γραφείων της Πολιτικής Ηγεσίας (γραφεία Υπουργών, Υφυπουργών, Γενικών και Ειδικών Γραμματέων). Μία πρώτη καταγραφή που έγινε από την ομάδα της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αποτύπωσε την παρακάτω κατάσταση:

• δεν αξιοποιούνται επαρκώς οι παρεχόμενες υπηρεσίες του Δημόσιου Δικτύου ΣΥΖΕΥΞΙΣ, με αποτέλεσμα αυξημένο κόστος
• γίνεται χρήση διαφορετικών εφαρμογών για την κάλυψη βασικών υπηρεσιών (π.χ. ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου), ακόμα και εντός του ίδιου Υπουργείου
• μόνο σε 5 Υπουργεία λειτουργεί συνεργατικό περιβάλλον επικοινωνίας (π.χ. Google apps), ενώ στα υπόλοιπα οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται δεν έχουν τη δυνατότητα κοινής διαχείρισης (π.χ. ημερολόγιο, καταγραφή αιτημάτων)
• υπάρχει έλλειψη σε άδειες χρήσης βασικών δικτυακών υπηρεσιών, αντιβιοτικών, λογισμικού OCR, διαχείρισης PDF (Adobe Acrobat), κοινού αποθηκευτικού χώρου αρχείων (file server) και αντιγράφων ασφαλείας (backup)
• υπάρχει ελλιπής υποστήριξη των βασικών υπολογιστικών και δικτυακών υπηρεσιών και όπου υπάρχει παρέχεται με αυξημένο κόστος

Άμεσα για την αντιμετώπιση των παραπάνω ελλείψεων προτείνεται με την υποστήριξη της Διεύθυνσης Πληροφορικής να τεθούν κατά περίπτωση σε λειτουργία τα παρακάτω:

• Η χρήση υπηρεσιών του Δημόσιου Δικτύου Σύζευξις (π.χ. σύνδεση στο Ίντερνετ, σύνδεση στο δίκτυο τηλεφωνίας, υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπηρεσία τηλεδιάσκεψης).
• Η χρήση υπάρχοντος λογισμικού ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.
• Η χρήση συνεργατικού περιβάλλοντος επικοινωνίας για την οργάνωση των γραφείων, άμεσα διαθέσιμο και με μικρό κόστος (Zimbra, Google Apps).
• Εγκατάσταση διαθέσιμου ελεύθερου λογισμικού (π.χ. το αντιβιοτικό avg free edition και το λογισμικό ασφάλειας Microsoft Security Essentials), και διαθέσιμου εξοπλισμού (εξωτερικός σκληρός δίσκος για τη δημιουργία αντιγράφων).
• Η ανάθεση καθηκόντων σε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο για χρήση και διαχείριση της υπηρεσίας ανοικτής διακυβέρνησης (opengov.gr), όπως αυτή προσφέρεται σήμερα στα υπουργεία για τη δημόσια διαβούλευση αποφάσεων / νομοσχεδίων και για την ανάρτηση προσκλήσεων εκδήλωσης ενδιαφέροντος για τη στελέχωση των γραφείων Υπουργών και των εποπτευόμενων φορέων τους, (http://www.opengov.gr/ΌνομαΥπουργείου).
• Η ανάρτηση στον ιστότοπο κάθε Υπουργείου όλων των Δελτίων Τύπου στα θέματα που τους αφορούν, με ενιαίο τρόπο, ώστε να υπάρχει συνολική εικόνα από κάθε Υπουργείο για τις ανακοινώσεις και τα θέματα των Γραφείων Τύπου (προσθήκη μηχανισμών διαμοίρασης περιεχομένου – RSS feeds).

Μακροπρόσθεσμα:

Το Πληροφοριακό Σύστημα της Κυβέρνησης θα υλοποιηθεί με το μοντέλο "software as a service", δηλ. το λογισμικό θα προσφέρεται ως υπηρεσία. Τα μέλη της κυβέρνησης θα προσπελαύνουν τις προσφερόμενες υπηρεσίες μέσω Διαδικτύου χρησιμοποιώντας έναν περιηγητή. Ειδικό προσωπικό θα είναι επιφορτισμένο με την υποστήριξη του συγκεκριμένου συστήματος. Το ΠΣ της Κυβέρνησης θα προσφέρει όλες τις απαιτούμενες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για την εκτέλεση του Κυβερνητικού έργου, για τη συνεργασία των μελών της κυβέρνησης μεταξύ τους αλλά και με εξωτερικούς συνεργάτες. Επίσης, θα διαθέτει τις κατάλληλες διεπαφές ώστε να προσπελαύνει άλλα ΠΣ της δημόσιας διοίκησης για την λήψη απαραίτητων για το Κυβερνητικό έργο πληροφοριών. Τέλος, θα διαθέτει λειτουργικότητα για την δημοσιοποίηση εγγράφων στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και των διαδικασιών διαφάνειας, όπως έχουν ήδη εξαγγελθεί από τον Πρωθυπουργό και τον Υπουργό Εσωτερικών.