Ηλεκτρονικό Μητρώο: Συνάντηση στη ΓΓΕ για οργανωτικά θέματα

Για τη διευκόλυνση της οργάνωσης των επόμενων βημάτων ετοιμάσαμε κάποια σημεία που μπορούν να μας βοηθήσουν. Τα στοιχεία που σας παραθέτω προέρχονται από την επικοινωνία που είχαμε με τους αντίστοιχους υπευθύνους της Διαύγειας. Οι διαδικασίες - δράσεις ακολουθούν χρονικά την ψήφιση του Νόμου και προυποθέτουν και την σύνταξη της ΚΥΑ / εγκυκλίου εφαρμογής για το Πρόγραμμα Αγορά.


Σύσταση ΟΔΕ συντονισμού
Η σύσταση της ΟΔΕ συντονισμού είναι μία από τις πιο βασικές Δράσεις του Προγράμματος. Η ΟΔΕ πρεπει να στελεχωθεί από υπηρεσιακά στελέχη και είναι επιφορτισμένη με την οριζοντια υποστήριξη του Προγράμματος. Το έργο της ΟΔΕ καλύπτει όλες τις φάσεις του Προγράμματος από την Πιλοτική μέχρι και την Περίοδο της Παραγωγικής Λειτουργίας .
Στηριζόμενοι στην πρακτική της ΟΔΕ της Διαύγειας τα βασικά σημεία είναι:

• Ο ρόλος της ΟΔΕ Συντονισμού της ΓΓΕ για το ΑΓΟΡΑ, που αφορά στην οριζόντια υποστήριξή του μέσω συστήματος helpdesk και την εξασφάλιση της καλής λειτουργίας του
• Οι συντονιστές της ΟΔΕ Συντονισμού της ΓΓΕ
• Οι βασικές υποομάδες, οι οποίες θα καλύπτουν όλες τις κατηγορίες οργάνωσης της δουλειάς τις οποίες αναφέραμε και στη συζήτηση.
• Η οργάνωση της ΟΔΕ με υποομάδες αντί για διαφορετικές ΟΔΕ για κάθε θεματική είναι σαν μέθοδολογία πιο πρακτική.

Υποστήριξη - helpdesk
Στο πλαίσιο της Διαύγειας η υποστήριξη γίνεται από στελέχη του Υπουργείου χρησιμοποιώντας το σύστημα helpdesk στο οποίο καταγράφονται το σύνολο των αιτημάτων των χρηστών . Απαντήσεις στα ερωτήματα των χρηστών παρέχουν τα στελέχη του Υπουργείου ΜΟΝΟ μέσα από την εφαρμογή Helpdesk. Η ίδια πρακτική μπορεί να ακολουθηθεί και εδώ και οι απαντήσεις να δίνονται από στελέχη της ΓΓΕ.
Η εφαρμογή - πλατφόρμα Helpdesk παρέχεται από την ΚΤΠ Α.Ε. και μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από την "Αγορά" με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιείται στο πλαίσιο της υποστήριξης του προγράμματος "Διαύγεια" (http://ticketing.ktpae.gr/diavgeia/Default.aspx?frm=3) και της υποστήριξης του προγράμματος "Απογραφή" http://ticketing.ktpae.gr/apografi/ .
Τα βήματα που χρειάζεται να ακολουθηθούν για την χρήση της είναι

• Να ζητηθεί από την ΚΤΠ Α.Ε να δημιουργήσει μία τροποποιημένη έκδοση της εφαρμογής για την Αγορά
• Να διασυνδεθεί λειτουργικά με την Αγορά. (Έχουμε κάνει μια επικοινωνία για την λειτουργική ενοποίησή της με την εφαρμογή του ΑΓΟΡΑ)
• Να υποδείξετε τουλάχιστον έξι στελέχη για να εγγραφούν ως χρήστες και να τους γίνει εκπαίδευση στο πως θα οργανώσουν και θα λειτουργούν το Helpdesk

Εκπαίδευση σε 2 φάσεις
Η εκπαίδευση στη Διαύγεια ακολούθησε 2 φάσεις. Πιο συγκεκριμένα:

• Πρώτη εκπαίδευση: Στην πρώτη εκπαίδευση εκπαιδεύτηκαν οι εκπαιδευτές (μέλη της ΟΔΕ Υπουργείου). Με αυτό τον τρόπο όλοι όσοι συμμετείχαν στο Πρόγραμμα και είχαν συντονιστικό ή κεντρικό ρόλο απέκτησαν την ίδια εικόνα για το σύστημα. Διάρκεια 1 μέρα
• Δεύτερη εκπαίδευση: Στη δεύτερη εκπαίδευση εκπαιδεύτηκαν οι ΟΔΕ των Υπουργείων και επιλεγμένων κεντρικών φορέων (πχ Περιφέρεια, ). Διάρκεια 4 μέρες

Ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στο εκπαιδευτικό υλικό το οποίο είναι πάντα διαθέσιμο στο ενημερωτικό site της Διαύγειας.
Αντίστοιχα με την Διαύγεια λοιπόν για το Πρόγραμμα Αγόρα μπορούν να γίνουν εκπαιδεύσεις σε 2 φάσεις

• Α Φάση: Θα γίνει εκπαίδευση σε όλα τα στελέχη της ΟΔΕ συντονισμού της ΓΓΕ. Θα γίνει εκπαίδευση εκπαιδευτών και "εκπαίδευση" ώστε όλοι οι υπεύθυνοι να έχουν την ίδια εικόνα για το Πρόγραμμα. Η Εκπαίδευση μπορεί να πραγματοποιηθεί από τεχνικούς που γνωρίζουν το σύστημα και από 2 μέλη της ΟΔΕ της ΓΓΕ που θα ξέρουν το μοντέλο πάνω στο οποίο στηρίζεται το Πρόγραμμα Αγορά . Διάρκεια 1 μέρα.
• Β Φάση: Στην δεύτερη φάση χρειάζεται να γίνει μία εκπαίδευση στην οποία θα συμμετάσχουν οι ΟΔΕ της ΔΙαύγειας των Υπουργείων, εκπρόσωποι από Γραφείο Πρωθυπουργού και ίσως κάποιων ενδεικτικών φορέων. Η εκπαίδευση αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί από στελέχη της ΓΓΕ και στόχος είναι να αποκτήσουν την απαραίτητη γνώση ώστε να μπορούν να μεταφέρουν τις απαραίτητες πληροφορίες στους Εποπτευόμενους Φορείς. Διάρκεια 4 μέρες.

Και στην συγκεκριμένη περίπτωση πρέπει να δημιουργηθεί το απαραίτητο εκπαιδευτικό υλικό και να αναρτηθεί στο ενημερωτικό δικτυακό τόπο του Προγράμματος.
Τέλος, οι εκπαιδεύσεις στα πλαισια του προγράμματος Διαύγεια πραγματοποιήθηκαν στο ΕΚΔΔ. Μπορούν και για το συγκεκριμένο Πρόγραμμα να οργανωθούν στο ΕΚΔΔ. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να υπάρξει μία ενημέρωση από το Γενικό Γραμματέα Εμπορίου στον κ. Γεωργαράκη για τη διάθεση του χώρου και των αιθουσών.
Πιλοτική Λειτουργία
Η πιλοτική λειτουργία του προγράμματος μπορεί και αυτό να πραγματοποιηθεί σε 2 φάσεις.

• Πρώτη Φάση: Το πρόγραμμα Αγορά έχει ήδη συστήσει Ομάδα Φορέων που χρησιμοποιούν το σύστημα πιλοτικά. Να οριστεί ένα χρονικό διάστημα από τη στιγμή που θα αρχίσουν να χρησιμοποιούν το σύστημα μέχρι να αρχίσουν και οι υπόλοιποι φορείς.
• Δεύτερη Φάση: Οι υπόλοιποι φορείς οι οποίοι θα χρησιμοποιήσουν για ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα πχ (1 μήνα) δοκιμαστικά το Σύστημα. Μετά το πέρας αυτού του χρονικού διαστήματος η ανάρτηση των στοιχείων θα είναι υποχρεωτική.
  Για να είναι εφικτή η υποστήριξη των χρηστών θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι οδηγοί χρήσης φιλικοί προς τους χρήστες καθώς και να λειτουργεί το HelpDesk ώστε να απαντά σε απορίες - ερωτήσεις.