Έκδοση και Διαχείριση ΚΥΑ - Ηλεκτρονική Πλατφόρμα- Φάση Β΄

Ηλεκτρονικό Σύστημα Διαχείρισης και Έκδοσης Κοινών Υπουργικών Αποφάσεων

Β Φάση - Business Analysis - Τ νx3

A. Εισαγωγή

Η παρούσα πρόταση προδιαγράφει την επιχειρησιακή λειτουργία (business analysis) του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης και έκδοσης Κοινών Υπουργικών Αποφάσεων (ΚΥΑ), όπως διαμορφώνεται στην Φάση Β΄ της εφαρμογής του. Η Φάση Β’  επεκτείνει την λύση που προτάθηκε για την Φάση Α’ του συστήματος. Η υφιστάμενη κατάσταση έκδοσης και υπογραφής των ΚΥΑ καταγράφεται στην πρόταση της Φάσης Α’ οπότε και δεν επαναλαμβάνεται εδώ.

Β. Διαχείριση και έκδοση ΚΥΑ μέσω Ηλεκτρονικού Συστήματος

Στη Φάση Α’ του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης και έκδοσης ΚΥΑ προβλέπεται η τροποποίηση της διαδικασίας σε επίπεδο Υπουργών και η διακίνηση του σχεδίου γίνεται πλέον με ηλεκτρονικό τρόπο. Επιπρόσθετα, προβλέπεται η ψηφιακή υπογραφή των Υπουργών στο τελικό Σχέδιο ΚΥΑ. Η υφιστάμενη διαδικασία σχολιασμού του σχεδίου ΚΥΑ εντός των Υπουργείων (κατακόρυφη διαδρομή) από τα στελέχη των υπηρεσιών μέχρι το γραφείο του Υπουργού, παραμένει ως έχει.

Συνοπτικά, η Φάση Α΄ προβλέπει:

1. Η κατακόρυφη διαδικασία εντός του Υπουργείου γίνεται με έντυπα (έγγραφα) μέχρι το επίπεδο του Υπουργού.
2. Το Γραφείο του Υπουργού μετατρέπει το έγγραφο σχέδιο ΚΥΑ σε ηλεκτρονική μορφή, μέσω σάρωσης.
3. Το σχέδιο προωθείται ηλεκτρονικά στα συνυπογράφοντα Υπουργεία και τυπώνεται για να ακολουθήσει την κατακόρυφη έντυπη διαδικασία.
4. Όταν το σχέδιο οριστικοποιηθεί, υπογράφεται ψηφιακά από τους Υπουργούς και προωθείται για δημοσίευση στο ΦΕΚ.

Η επικοινωνία σε επίπεδο Υπουργών γίνεται μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος.

Στη Φάση Β΄ η επεξεργασία του σχεδίου της ΚΥΑ από τα στελέχη του κάθε εμπλεκόμενου Υπουργείου και η επικοινωνία του μεταξύ των υπουργείων γίνεται εξ΄ολοκλήρου με ηλεκτρονικό τρόπο μέσω ψηφιακής συνεργατικής πλατφόρμας. Εισάγουμε τη διαδικασία Τ νx3, όπου Τ υποδηλώνει οριζόντια και κατακόρυφη ψηφιοποιημένη διαδικασία, ν τον αριθμό των Υπουργείων που συμμετέχουν στην έκδοση της ΚΥΑ και το 3 τα τρία επίπεδα εντός κάθε Υπουργείου ως εξής:

1. Επίπεδο εισηγητών  και επίπεδο Υπηρεσιακών θέσεων ευθύνης (Τμηματάρχης, Δ/ντης, Γενικός Δ/ντης), υπηρεσιακό επίπεδο
2. Επίπεδο πολιτικής ηγεσίας, Γραφείο Γενικού Γραμματέα
3. Επίπεδο Γραφείου Υπουργού.

Β1. Περιγραφή της διαδικασίας

Στο σύστημα αποκτούν πρόσβαση οι εισηγητές σχεδίου ΚΥΑ των Υπουργείων, που ορίζονται από τον Γενικό Γραμματέα ή το Γραφείο του Υπουργού και οι οποίοι συνθέτουν ένα αρχικό έγγραφο με το σχέδιο ΚΥΑ. Ορίζουμε το σχέδιο αυτό ως Σχέδιο ΚΥΑ 1. Το Σχέδιο ΚΥΑ 1 δημιουργείται στο ηλεκτρονικό συνεργατικό σύστημα διαχείρισης και έκδοσης ΚΥΑ, στο οποίο η πρόσβαση είναι εφικτή με τα απαραίτητα πιστοποιητικά αυθεντικοποίησης σε επίπεδο φυσικών προσώπων.

Παράλληλα, στο Σχέδιο ΚΥΑ 1 έχουν πρόσβαση οι υπηρεσιακοί με θέσεις ευθύνης των Υπουργείων στα οποία ανήκουν οι εισηγητές. Το σύνολο των υπηρεσιακών στελεχών έχει τη δυνατότητα να κάνει παρατηρήσεις και σχόλια πάνω στο Σχέδιο ΚΥΑ ταυτόχρονα, όπως επίσης και να επεξεργαστεί το περιεχόμενό του. Όταν γίνεται κάποια αλλαγή στο κείμενο, αποστέλλεται με email σχετική ειδοποίηση σε όλα τα στελέχη που έχουν πρόσβαση. Για την ολοκλήρωση αυτής της διαδικασίας μεταξύ των υπηρεσιακών στελεχών των υπουργείων απαιτείται όλα τα στελέχη να αποδεχτούν το περιεχόμενο του σχεδίου. H αποδοχή γίνεται με σχετική σήμανση (flag) που μπορεί το κάθε στέλεχος να τοποθετήσει επί του σχεδίου. Τα σχόλια και οι παρατηρήσεις του κάθε στελέχους αποτυπώνονται στο σχέδιο με το ονοματεπώνυμό του, καθώς το κάθε στέλεχος έχει πρόσβαση με πιστοποίηση. Η διαδικασία αυτή ολοκληρώνεται εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος t1 (ενδεικτικά 15 ημέρες).

Μόλις γίνει η αποδοχή του σχεδίου από τα υπηρεσιακά στελέχη, οι αρμόδιοι Γενικοί Γραμματείς λαμβάνουν ειδοποίηση σχετικά με την εισήγηση που βρίσκεται στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης και έκδοσης ΚΥΑ. Μπορούν στη συνέχεια να προχωρήσουν σε ηλεκτρονική διαβούλευση με όμοιο τρόπο και στη συνέχεια σε αποδοχή και υπογραφή του Σχεδίου ΚΥΑ. Στη διαδικασία διαβούλευσης των Γενικών Γραμματέων επιλύονται τυχόν διαφωνίες που έχουν προκύψει κατά την διαδικασία διαβούλευσης μεταξύ των υπηρεσιακών στελεχών. Στο στάδιο αυτό τα υπηρεσιακά στελέχη δεν μπορούν να προβούν σε περαιτέρω αλλαγές. Σημειώνεται ότι στο επίπεδο των Γενικών Γραμματέων παρέχεται χρόνος t2 (ενδεικτικά 10 ημέρες) ώστε να υπογραφεί ψηφιακά το Σχέδιο ΚΥΑ.

Όταν οι Γενικοί Γραμματείς συμφωνήσουν στο περιεχόμενο του Σχεδίου ΚΥΑ, προχωρούν στην αποδοχή με ψηφιακή υπογραφή και το Σχέδιο ΚΥΑ προωθείται στο επίπεδο των Υπουργών. Οι Υπουργοί λαμβάνουν ειδοποίηση σχετικά με το Σχέδιο ΚΥΑ που βρίσκεται στο σύστημα και απαιτεί την υπογραφή τους. Οι Υπουργοί μπορούν να κάνουν αλλαγές στο περιεχόμενο του σχεδίου της ΚΥΑ πριν το υπογράψουν, κατά τη φάση της ηλεκτρονικής διαβούλευσης.

Η διαδικασία ολοκληρώνεται αφού το Σχέδιο ΚΥΑ γίνει αποδεκτό από όλους τους συναρμόδιους Υπουργούς και έτσι παράγεται από το σύστημα το Τελικό Σχέδιο ΚΥΑ. Το Τελικό Σχέδιο ΚΥΑ υπογράφεται ψηφιακά από τους Υπουργούς και οδηγείται προς δημοσίευση στο Εθνικό Τυπογραφείο.

Η διαδικασία παρουσιάζεται σχηματικά με το παρακάτω διάγραμμα.

Στο σχεδιάγραμμα με μπλε απόχρωση παρουσιάζεται η διαδικασία διαβούλευσης μεταξύ των υπηρεσιακών στελεχών των υπουργείων που συμμετέχουν στην διαδικασία έκδοσης της ΚΥΑ. Η διαδικασία αυτή διαρκεί χρόνο t1. Με το πέρας του χρονικού αυτού διαστήματος ή με την αποδοχή του σχεδίου από όλα τα στελέχη (όποιο από τα δύο συμβεί πρώτο), το Σχέδιο ΚΥΑ μεταβαίνει στη διαδικασία διαβούλευσης μεταξύ των Γενικών Γραμματέων των Υπουργείων, η οποία  παρουσιάζεται με πράσινο χρώμα. Η διαδικασία αυτή διαρκεί χρόνο t2. Με το πέρας του χρονικού αυτού διαστήματος ή με την αποδοχή του σχεδίου από όλους τους Γενικούς Γραμματείς (όποιο από τα δύο συμβεί πρώτο), το έγγραφο προωθείται στους Υπουργούς για διαβούλευση και υπογραφή. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την υπογραφή της εισήγησης από τους Υπουργούς και την παραγωγή του αντίστοιχου εγγράφου, εντός χρόνου t3. Σε επίπεδο Υπουργών, η εκπνοή του χρόνου t3 δεν μπορεί να σημαίνει και την υπογραφή της ΚΥΑ, αλλά θα παράγει ειδοποίηση, η οποία θα ενημερώνει τους αρμόδιους θεσμικούς φορείς (Γενική Γραμματεία Πρωθυπουργού, Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης κοκ).

Η καινοτομία στη διαδικασία είναι το σχήμα παράλληλης επεξεργασίας στο επίπεδο των υπηρεσιακών Τ νx3, η οποία δύναται να πραγματοποιείται συνδυάζοντας τεχνολογικά συνεργατικό σύστημα διαμόρφωσης του Σχεδίου ΚΥΑ και σύστημα αυθεντικοποίησης.

Β2. Συνολική παρακολούθηση ΚΥΑ και στατιστικά

Το σύστημα διαχείρισης και έκδοσης ΚΥΑ θα διαθέτει τη δυνατότητα παραγωγής στατιστικών δεδομένων για την αποτελεσματικότητα της εκτέλεσης των διαδικασιών. Κάθε Υπουργός θα μπορεί μέσα από ειδικό περιβάλλον (dashboard) να βλέπει την κατάσταση στην οποία βρίσκονται οι ΚΥΑ στις οποίες συμμετέχει. Επίσης, θα μπορεί να βλέπει στατιστικά στοιχεία σχετικά με την απόδοση των διαδικασιών έκδοσης των ΚΥΑ στις οποίες έχει συμμετάσχει στο παρελθόν.

Επιπλέον, θα δίνεται η δυνατότητα σε χρήστες με εκτεταμένα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα (π.χ. Γραφείο Πρωθυπουργού) να παρακολουθεί την απόδοση των διαδικασιών διαχείρισης και έκδοσης ΚΥΑ και να αναγνωρίζονται τα αδύναμα σημεία τους με σκοπό την επίλυση πιθανών εμποδίων και την βελτιστοποίηση των διαδικασιών.  

Β3. Συνοπτική Τεχνική Περιγραφή

Τεχνικά, η λύση θα αποτελεί μια πλήρως διαδικτυακή εφαρμογή η οποία θα περιλαμβάνει τα ακόλουθα υποσυστήματα:

α. Το υποσύστημα συγγραφής της ΚΥΑ (οδηγό τύπου wizard)

β. Το υποσύστημα διαβούλευσης

γ. Το υποσύστημα παρακολούθησης και στατιστικών

δ. Το υποσύστημα αυθεντικοποίησης

ε. Το υποσύστημα ανάρτησης και διακίνησης των υπογεγραμμένων εγγράφων (το οποίο θα μεταφερθεί από την Φάση Α)

Η υλοποίηση μπορεί να προσεγγιστεί  με ένα επιχειρησιακό σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ή εγγράφων το οποίο θα παραμετροποιηθεί για τις ανάγκες του συγκεκριμένου σκοπού.